KFS Priorytet 3 w 2026 r. — kompletny przewodnik dla pracodawców
Od 2026 r. KFS działa na nowych zasadach: inne pułapy, wniosek przez indywidualne konto i obowiązkowy wpis realizatora do rejestru PARP. Priorytet 3 obejmuje umiejętności cyfrowe, AI i kompetencje zielone.
Czym jest KFS
Krajowy Fundusz Szkoleniowy to wydzielona część Funduszu Pracy przeznaczona na finansowanie kształcenia ustawicznego. Środki rozdzielają powiatowe urzędy pracy, a o dofinansowanie wnioskuje pracodawca — nie pracownik indywidualnie.
Od 1 stycznia 2026 r. KFS działa na nowych zasadach, wynikających z ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia oraz rozporządzenia MRPiPS z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego. Zmieniły się zarówno pułapy, jak i tryb składania wniosków — jeśli korzystałeś z KFS wcześniej, część Twojej wiedzy jest już nieaktualna.
Priorytety na 2026 r.
Wniosek musi wpisywać się w co najmniej jeden priorytet. Ustawa traktuje je jako równorzędne — numer oznacza pozycję na liście, nie rangę. Priorytety na 2026 r. ustalił Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:
- Poprawa zarządzania i komunikacji w firmie w oparciu o zasady przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi, rozwój dialogu społecznego i partycypacji pracowniczej oraz wsparcie integracji w miejscu pracy.
- Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w zawodach określonych jako deficytowe na danym terenie, tj. w powiecie lub w województwie.
- Wsparcie kształcenia ustawicznego w związku z zastosowaniem w firmach nowych procesów, technologii i narzędzi pracy, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności cyfrowych, AI oraz tzw. umiejętności zielonych, zwłaszcza gdy powyższe czynniki stanowią zagrożenie utratą pracy.
- Wsparcie rozwoju umiejętności i kwalifikacji w sektorze ochrony zdrowia i usług opiekuńczych, a także kompetencji członków lub pracowników spółdzielni socjalnych i osób pracujących w przedsiębiorstwach społecznych.
Szkolenia z ChatGPT, Gemini czy Claude wpisują się w Priorytet 3. Poza priorytetami krajowymi samorząd województwa może ustalić do trzech priorytetów regionalnych, a powiat — jeden. Warto sprawdzić je u siebie, bo bywa, że łatwiej uzasadnić wniosek priorytetem lokalnym.
Kto może wnioskować
Pracodawca z dowolnego sektora — spółka, jednoosobowa działalność zatrudniająca pracowników, organizacja pozarządowa. O środki mogą ubiegać się również podmioty niezatrudniające pracowników, na kształcenie własne. Warunkiem jest opłacanie składek na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy przed złożeniem wniosku albo zwolnienie z nich z mocy prawa.
Ile można dostać
Wysokość dofinansowania zależy wyłącznie od liczby zatrudnionych, a nie od tego, w który priorytet wpisuje się szkolenie.
| Zatrudnienie | Pułap | Ile dopłacasz |
|---|---|---|
| Brak pracowników lub do 9 osób | do 90% kosztów | jedną dziesiątą ceny |
| 10 osób i więcej | do 70% kosztów | trzy dziesiąte ceny |
Przy szkoleniu za 894,31 zł netto oznacza to odpowiednio około 89 zł albo 268 zł wkładu własnego.
Liczbę zatrudnionych ustala się w przeliczeniu na pełne etaty, na dzień złożenia wniosku — dwanaście osób na pół etatu to sześć etatów, czyli próg 90%.
Obowiązują dwa dodatkowe limity:
- na uczestnika — wsparcie nie może przekroczyć 200% przeciętnego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym;
- na wnioskodawcę — rocznie od 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia (do 9 zatrudnionych), przez 8-krotność (10–49) i 12-krotność (50–249), po 14-krotność (250 osób i więcej).
Przy szkoleniach w tym przedziale cenowym limit na uczestnika nie jest praktyczną barierą — znaczenie ma raczej roczny limit firmy, jeśli szkolisz większą grupę.
Wsparcie dla przedsiębiorcy stanowi pomoc de minimis, więc musi zmieścić się w limicie przysługującym firmie.
Jak złożyć wniosek
- Sprawdź nabór w swoim PUP. Nabory ogłasza powiatowy urząd pracy właściwy dla siedziby pracodawcy. Terminy i budżety różnią się między powiatami — nie ma jednego ogólnopolskiego terminu.
- Dopasuj szkolenie do priorytetu. Uzasadnienie powinno wiązać szkolenie z konkretnym stanowiskiem i realną zmianą w firmie.
- Wybierz realizatora z rejestru PARP. Od 1 stycznia 2026 r. szkolenie finansowane z KFS może przeprowadzić wyłącznie podmiot wpisany do rejestru prowadzonego przez PARP, udostępnianego publicznie jako Baza Usług Rozwojowych (art. 128 ust. 2). Ten sam wymóg objął szkolenia dla osób bezrobotnych i poszukujących pracy (art. 106).
- Złóż wniosek przez indywidualne konto. Wniosek składa się w postaci elektronicznej, za pośrednictwem indywidualnego konta w systemie urzędów pracy (art. 126 ust. 4), podpisany podpisem kwalifikowanym, zaufanym albo osobistym z e-dowodu (art. 44 ust. 3). Jeżeli droga elektroniczna nie jest dostępna, wniosek można złożyć w urzędzie (art. 44 ust. 2).
- Podpisz umowę i dopiero potem szkol. Koszty poniesione przed zawarciem umowy nie podlegają finansowaniu.
Najczęstsze błędy we wniosku
- Ogólnikowe uzasadnienie — „pracownik chce się rozwijać” to za mało.
- Brak związku ze stanowiskiem — szkolenie musi odpowiadać zakresowi obowiązków.
- Realizator spoza rejestru PARP — od 2026 r. dyskwalifikuje wniosek.
- Rozpoczęcie szkolenia przed podpisaniem umowy — koszt przepada.
Co, jeśli urząd odmówi
Tu ważne zastrzeżenie, które bywa mylnie przedstawiane: przyznanie środków z KFS następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, a nie decyzji administracyjnej. Oznacza to, że ustawa nie przewiduje dla odmowy trybu odwoławczego znanego z decyzji administracyjnych. Rozporządzenie nakłada na starostę obowiązek pisemnego uzasadnienia odmowy, ale nie ustanawia odwołania do wojewódzkiego urzędu pracy.
W praktyce zostają dwie drogi: wystąpić do PUP o wyjaśnienie przyczyn i uzupełnić dokumentację w zakresie, jaki urząd dopuszcza w regulaminie naboru, albo złożyć poprawiony wniosek w kolejnym naborze. Szczegóły — w tym ewentualne terminy na uzupełnienia — określa regulamin konkretnego urzędu.
Najlepszy moment na wniosek
Nabory ogłaszane są najczęściej w pierwszej połowie roku, a budżety powiatów bywają wyczerpywane w trakcie naboru. Konkretne terminy publikuje Twój PUP — warto śledzić jego stronę i przygotować dokumenty wcześniej, zamiast reagować po ogłoszeniu.
Źródła
- Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia
- Rozporządzenie MRPiPS z dnia 25 listopada 2025 r. w sprawie Krajowego Funduszu Szkoleniowego
- Publiczne Służby Zatrudnienia — Krajowy Fundusz Szkoleniowy
- Baza Usług Rozwojowych
Stan prawny: 2026 r. Zasady, terminy i wzory dokumentów ustala powiatowy urząd pracy właściwy dla siedziby pracodawcy — przed złożeniem wniosku potwierdź je u siebie.